Der weg zum DMS - Lebenshilfe PLAUEN
Lebenshilfe PLAUEN
AUFGABEN
- Anforderungsanalyse
Unterstützung bei der
Auswahl eines
passenden Systems - Vorbereitung auf die
Einführung des
Systems
ZIELE
- Einführung eines Dokumenten- Management- Systems
- Abschaffen von Insellösungen
- Kollaboratives Arbeiten ermöglichen
Anlass der Beratung
Eine qualifizierte Beratung war notwendig, weil die Einführung eines DMS in Verbindung mit einem ERP-System technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen vereint. Dokumente müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar gespeichert werden. Gleichzeitig sind Prozesse, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen. Ohne klare Konzeption drohen Medienbrüche, Akzeptanzprobleme, fehlerhafte Ablagen und unnötige Kosten. Die Beratung sollte sicher stellen, dass das DMS passend ausgewählt, korrekt integriert und dauerhaft revisionssicher betrieben wird.
Ziel der Beratung
Ziel der Beratung war die Entwicklung eines tragfähigen Konzepts für die Einführung eines DMS in Verbindung mit dem ERP-System. Dabei wurden Anforderungen, Prozesse, Dokumentarien, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Schnittstellen analysiert und abgestimmt. Auf dieser Grundlage sollte eine geeignete Lösung ausgewählt und so eingeführt werden, dass Dokumente vollständig, nachvollziehbar, sicher und revisionskonform abgelegt werden können. Gleichzeitig sollten Arbeitsabläufe vereinfacht, Suchzeiten reduziert und die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung geschaffen werden.
Ablauf der Beratung
Die Beratung begann mit mehreren Treffen bei der Lebenshilfe PLAUEN. Dabei wurden die bestehenden Prozesse, die aktuelle Nutzung vom ERP-System, sowie relevante Dokumentarten, Ablagewege, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsanforderungen aufgenommen. Gemeinsam wurden Schwachstellen, Medienbrüche und mögliche Verbesserungen ermittelt. Anschließend wurden die fachlichen und technischen Anforderungen an das künftige DMS festgelegt. Auf dieser Grundlage wurden geeignete Lösungsansätze geprüft und bewertet. Im Mittelpunkt standen die Anbindung an das SRP-System, die revisionssichere Ablage, die Benutzerfreundlichkeit, der Datenschutz und die EMeiterbarkeit der Lösung. Zusätzlich fand ein gemeinsames Treffen mit dem ausgewählten Umsetzungsunternehmen statt. In diesem Termin wurden die Anforderungen abgestimmt, offene Fragen geklärt und das weitere Vorgehen festgelegt.
Ergebnisse der Beratung
Im Ergebnis der Beratung wurden die fachlichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung eines DMS geschaffen. Die bestehenden Prozesse, Dokumentarten, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Anforderungen an die revisionssichere Ablage wurden besprochen und abgestimmt. Zudem wurden Anforderungen an die Integration mit dem ERP-System definiert. Auf dieser Grundlage konnten geeignete Systeme strukturiert bewertet werden. Die Beratung unterstützte damit die Auswahl einer passenden Lösung sowie eines geeigneten Umsetzungspartners und schuf eine verlässliche Grundlage für die weitere Planung und Einführung des DMS.
Interview mit Frau Katrin Seifert (Ansprechpartnerin Lebenshilfe Plauen)
1. Wie sind Sie zum Zukunftszentrum Sachsen gekommen? / Wie haben Sie von den Angeboten erfahren?
Auf das Regionale Zukunftszentrum Sachsen wurden wir im Rahmen eines Unternehmerstammtisches der IHK in Plauen aufmerksam. Dort haben wir von den Unterstützungs- und Beratungsangeboten erfahren. Der persönliche Austausch im Netzwerk hat uns dazu motiviert, Kontakt aufzunehmen und die Angebote für unser Vorhaben zu nutzen.
2. Welche Herausforderungen hatten Sie als Unternehmer*in formuliert?
Eine zentrale Herausforderung war für uns die Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems. Dabei stellte sich zunächst die Frage, wie man ein solches Vorhaben strukturiert angeht und welche Anforderungen dabei berücksichtigt werden sollten. Zudem benötigten wir Unterstützung bei der Beantragung von Fördermitteln, insbesondere bei der Formulierung des Förderantrags und der Auswahl der relevanten Inhalte. Die Beratung hat uns geholfen, die richtigen Fragen zu stellen, den Prozess systematisch aufzusetzen und die nächsten Schritte klar zu planen.
3. Gab es neue Erkenntnisse / Erfahrungen die Sie gemacht haben?
Wir haben vor allem gelernt, welche Fragen bei der Einführung eines DMS gestellt werden sollten. Besonders hilfreich war für uns die strukturierte Anforderungsanalyse, durch die wir zunächst unsere eigenen Anforderungen klar definieren konnten. Außerdem haben wir gelernt, welche unterschiedlichen Lösungsoptionen es am Markt gibt und worauf bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters zu achten ist. Sehr wertvoll war auch die gemeinsame Vorbereitung und Durchführung der Gespräche mit dem ausgewählten Anbieter. Die kontinuierliche Begleitung durch Herrn Meyer hat uns zusätzliche Sicherheit gegeben. Durch seine Erfahrungen und den regelmäßigen Austausch hatten wir jederzeit einen kompetenten Sparringspartner an unserer Seite, der uns bei wichtigen Entscheidungen unterstützt hat.
4. Welche Beratungsaspekte waren aus Ihrer Sicht besonders erfolgreich?
Besonders wertvoll war für uns, dass wir ein besseres Verständnis für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems und die Umsetzung eines solchen Projekts entwickeln konnten. Wir haben gelernt, welche Anforderungen zu berücksichtigen sind, welche Lösungsoptionen es gibt und worauf bei der Auswahl eines Anbieters zu achten ist. Die praxisnahen Erfahrungen und die kontinuierliche Begleitung haben uns geholfen, Risiken besser einzuschätzen, die nächsten Schritte sinnvoll zu planen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus war die Unterstützung bei der Erstellung des Förderantrags eine große Hilfe, um unser Vorhaben auf eine solide Grundlage zu stellen.
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Ansprechpartner
Heiko Meyer
IHK Chemnitz
Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft Ihrer Arbeit gestalten!
