Online-Meetings leiten und moderieren

Online-Moderation funktioniert anders. Veranstalten Sie ein Online-Meeting, fällt ohne eine gute Struktur der Inhalt unter den Tisch oder Teilnehmende werden gar nicht einbezogen. Warum? Lange über einen Bildschirm zu kommunizieren, ist für uns anstrengend. Wir müssen mehr arbeiten, um unsere Konzentration zu halten. Es stresst auch, wenn die Technik nicht so will, wie wir es wollen.

Für erfolgreiche Online-Meetings sind zwei wesentliche Elemente entscheidend – Der Mensch und die Technologie.

Beide Faktoren sollten mitspielen, damit das Meeting ein Erfolg wird.  Meist wird der Fehler gemacht, zu viel Zeit auf die Technologie zu richten. Doch das ist nur die halbe Miete.

Fordern Sie als Moderator:in Ihre Teilnehmer:innen und kommunizieren Sie mit ihnen! Gehen Sie früh in den Dialog. Wichtig ist, dass sie aktiv werden, mitdenken, sich einbringen, untereinander austauschen und nicht in die passive Beobachterrolle fallen.

Chancen und Ziele

  • Kommunikation fördern
  • Zeit sparen
  • Ideen entwickeln
  • Ziele festgelegen und verfolgen

Geeignet für

  • Führungskräfte
  • Projektleiter:innen
  • Moderator:innen

Typische Herausforderungen bei Online-Meetings

  • Kein direkter Blickkontakt möglich
  • Fehlende Meeting-Regeln
  • Niedrige Hemmschwelle zur Ablenkung (z.B. geöffneter Browser, E-Mail der Kolleg:innen)
  • Verzögerte Reaktionen der Teilnehmenden
  • Kaum beobachtbare und wahrnehmbare Körpersprache erschwert die Erfassung von Inhalten

Für Planung und Struktur sorgen

Ihre Präsenz als Moderator:in ist durch den reduzierten Ausschnitt der Webcam viel kleiner als im Präsenzmeeting. Es ist Ihre Aufgabe, das Meeting klar zu leiten und zu strukturieren. Online fühlen sich die Teilnehmenden oft „wie im Blindflug“ und haben ein stärkeres Bedürfnis nach Struktur, klaren Anweisungen und Visualisierung.

Tipps für Ihre Moderation des nächsten Online-Meetings

  • Entscheiden Sie sich für ein verlässliches Videokonferenz System
  • Vereinfachen Sie Ihre Folien und Informationen im Vorfeld
  • Erstellen Sie eine Agenda und kommunizieren Sie diese
  • Legen Sie Meeting-Regeln fest
  • Sammeln Sie vorab Fragen und Themen
  • Sammeln Sie Beiträge auch von denen, die nicht teilnehmen können
  • Begrüßen Sie als Moderator:in alle und lassen Sie alle ankommen
  • Zeigen Sie sich und bitten auch die Teilnehmenden dazu ihre Webcam anzuschalten
  • Erinnern Sie alle daran, sich selbst stummzuschalten
  • Brechen Sie das Eis mit einer Einstiegsfrage
  • Teilen Sie den Bildschirm nur bei Bedarf
  • Minimieren Sie die Präsentationszeit und maximieren Sie die Diskussionszeit
  • Dokumentieren Sie das Meeting
  • Schließen Sie Ihr Meeting mit klaren nächsten Schritten ab
  • Holen Sie sich Feedback ein
  • Senden Sie an alle Teilnehmenden das Protokoll und weitere Materialien

Tipps und weiterführende Links

Interaktive Kommunikation fördern, jedoch langwierige Diskussionen vermeiden. Dazu gilt es die Teilnehmeranzahl nicht zu groß zu wählen, da sonst die gleichmäßige Beteiligung aller verhindert wird.

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Förderhinweis: Das Projekt „Regionales Zukunftszentrum Sachsen“ wird im Rahmen des Programms „Zukunftszentren“ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Europäische Union über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert.