Entwicklung einer Digitalstrategie bei AWO Zwickau

AWO Zwickau

Beschäftigte: 504

Ort: Zwickau

Branche: Wohlfahrtspflege

Website: awo-zwickau.de

AUFGABEN

Identifikation von Digitalisierungspotenzialen
Visionsentwicklung
Reduktion von Digitalisierungshemmnissen
Verständnis für die Komplexität und den Verlauf von Veränderungen entwickeln

ZIEL

Entwicklung einer Digitalstrategie, um die Digitalisierung und damit verbundene künftige Entscheidungen in ein einheitliches und strukturiertes Vorgehen einzubetten

Der Kreisverband der Arbeiterwohlfahrt (AWO) Zwickau engagiert sich in vielfältigen sozialen Bereichen – von der Kinderbetreuung und Jugendhilfe über mehrere Beratungsstellen bis hin zur ambulanten und stationären Altenpflege. Dabei zeigt sich: Die Digitalisierung ist in den einzelnen Tätigkeitsfeldern unterschiedlich stark vorangeschritten. Obwohl das Bewusstsein für die Chancen der Digitalisierung vorhanden ist, stellt die gezielte Umsetzung, vor allem unter Einbeziehung der Mitarbeitenden, eine besondere Herausforderung dar. Ziel der durchgeführten Qualifizierung war es daher, digitale Potenziale zu erkennen, branchenspezifische Lösungen aufzuzeigen und auf dieser Grundlage eine Digitalstrategie mit einer klaren Vision zu entwickeln. Ein weiterer Schwerpunkt lag darauf, ein strukturiertes Vorgehen für die praktische Umsetzung abzuleiten.

Mit der Entwicklung einer Digitalstrategie schafft die AWO Zwickau die Grundlage, um digitale Potenziale gezielt zu nutzen, vorhandene Ressourcen effizient zu bündeln und ein einheitliches Vorgehen für den gesamten Verband zu etablieren. Gleichzeitig ermöglicht die Strategie eine gezielte Weiterentwicklung der einzelnen Fachbereiche. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei: Die Ableitung konkreter Maßnahmen, die klar definierte nächste Schritte ermöglichen.

Von Anfang an wurden die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess eingebunden, um die geplanten Veränderungen bedarfsgerecht zu gestalten. Der partizipative Ansatz stellte sicher, dass nicht nur Beschäftigte aus allen Bereichen, sondern auch der Betriebsrat und Mitglieder des Vorstands beteiligt waren – ein wichtiger Schritt, der zugleich die interne Kommunikation stärkt und den Veränderungsprozess nachhaltig fördert.

Ablauf der Zusammenarbeit

Das gemeinsame Projekt zur Digitalisierung startete im Oktober 2023 mit einer Erstberatung, um den konkreten Bedarf der AWO Zwickau zu ermitteln. Auf Basis dieser Analyse entwickelten wir ein Umsetzungskonzept, das sich in großen Teilen am „Handbuch Digitalstrategie“ des DRK orientierte. Ursprünglich waren sieben Halbtagsworkshops geplant, doch im Laufe des Prozesses wurde das Programm auf acht Workshops erweitert, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Den Auftakt bildete ein Kick-Off-Workshop, in dem wir die Teilnehmenden umfassend über das Vorhaben und den Fahrplan informierten. Gleichzeitig stellten wir digitale Lösungen vor, die in der Sozialwirtschaft bereits erfolgreich eingesetzt werden. Um das Bewusstsein für die Chancen der Digitalisierung weiter zu schärfen, führten wir im zweiten Workshop ein interaktives Planspiel durch. Aus den dabei gewonnenen Erkenntnissen konnten die Teilnehmenden bereits erste konkrete Impulse für die eigenen Digitalisierungsprozesse ableiten.

In den Workshops drei und vier lag der Fokus auf einer detaillierten Analyse des Status quo. Mithilfe einer SWOT-Analyse und Elementen des Digitalisierungschecks wurden sowohl bereichsspezifische Besonderheiten als auch eine übergreifende Einschätzung der AWO Zwickau herausgearbeitet.

Anschließend widmeten sich zwei Workshops der Entwicklung einer gemeinsamen Vision für die Zukunft des Kreisverbands: die „AWO 2030“. Gemeinsam wurde eine langfristige Digitalstrategie definiert, die Orientierung und Klarheit für den weiteren Prozess bietet.

Im siebten Workshop stand das Thema Veränderung im Mittelpunkt – insbesondere, wie sich Transformationen erfolgreich gestalten lassen. Im finalen Workshop erarbeiteten die Teilnehmenden eine Roadmap mit konkreten Etappenzielen, Zuständigkeiten und Maßnahmen, um die Digitalstrategie in die Praxis umzusetzen.

Zu Beginn des Projekts herrschte bei vielen Mitarbeitenden Unsicherheit darüber, was der Digitalisierungsprozess konkret mit sich bringen würde. Doch durch das frühe Einbeziehen von Praxisbeispielen anderer Digitalstrategien, die Vorstellung moderner Technologien und das interaktive Planspiel zur Digitalisierung konnten anfängliche Vorbehalte schnell abgebaut werden.

Bereits nach kurzer Zeit wurde klar: Die Digitalisierung bei der AWO Zwickau bedeutet nicht, dass der Mensch dabei in den Hintergrund rückt. Im Gegenteil – der Fokus liegt darauf, Arbeitsabläufe zu optimieren und die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten, um mehr Raum für das Wesentliche zu schaffen: den persönlichen Kontakt und die individuelle Betreuung.

Mit der final ausgearbeiteten Digitalstrategie verfügen die Mitarbeitenden nun über einen klaren Leitfaden, der das gesamte Digitalisierungsprojekt strukturiert. Die Strategie unterteilt die umfassenden Ziele in realistische, greifbare Maßnahmen und gibt Orientierung für die nächsten Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung.