„Digital an einem Strang!“ - Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie

JANIK-Ergonomische Bürowelten

Beschäftigte: 10

Ort: Leipzig

Branche: Büromöbel

Website: janik-buerowelten.de

AUFGABEN

Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie für alle MA im Unternehmen unter Verwendung eines Digi-Checks und einer MA-Befragung zum Stand und zu Veränderungen hinsichtlich der digitalen Zusammenarbeit
Prüfung verschiedener digitaler Kollaborationstools hinsichtlich ihrer Eignung für die Geschäftsprozesse und der effektiven Nutzung durch alle Mitarbeitenden

ZIEL

Gemeinsames Verständnis zur einheitlichen Nutzung der effektivsten digitalen Tools im gesamten Unternehmen
Auswahl eines digitalen Kollaborationstools, das entlang aller Geschäftsprozesse von allen genutzt werden kann

Die Transformation von langjährig etablierten, analog umgesetzten Prozessen ist oftmals eine Herausforderung. Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung diverser Vorgänge wurde im Unternehmen JANIK-Ergonomische Bürowelten deutlich, dass die Mitarbeitenden verschiedene Tools (sowohl analoge als auch digitale) für ihre Arbeitsaufgaben nutzen und es daher Schwierigkeiten bei der digitalen Zusammenarbeit gibt. Die Geschäftsleitung wollte diesen Zustand ändern. Alle Beschäftigten sollten sich einigen, welche von den bereits angeschafften, digitalen Tools für definierte Arbeitsaufgaben benutzt werden. Im weiteren Verlauf sollen alle Mitarbeitenden auf den gleichen Wissenstand hinsichtlich der Nutzungsmöglichkeiten gebracht werden.

Im Vorfeld wurde zunächst mit der Geschäftsführung diskutiert, welche der vorhandenen digitalen Tools am besten für die Geschäftsprozesse geeignet sind und welche in Zukunft nicht mehr genutzt werden sollten. Bei dieser Entscheidung sollten zudem die Wünsche der Mitarbeitenden Beachtung finden.

Das Unternehmen verfolgt aktuell das Ziel, wesentliche Arbeitsinhalte zu digitalisieren. Weg von der Zettelwirtschaft – hin zum smarten Onlinetool, das von der gesamten Belegschaft genutzt wird. Dabei sollten die Kommunikationswege verlässlicher, nachhaltiger strukturiert und damit optimiert werden. Das beinhaltet die Kommunikation sowohl im Team als auch mit den Partner*innen und Kund*innen.

Ablauf der Zusammenarbeit

Zu Beginn lag der Fokus der vertieften Beratung auf der Analyse der Geschäftsprozesse. Nach einem thematischen Input wurde in Abstimmung mit der Geschäftsleitung und dem Digi-Team des Unternehmens gemeinsam ein Digi-Check durchgeführt. Dabei zeigte sich, dass bereits viele Prozesse mittels verschiedenster digitaler Anwendungen, aber auch zum Teil noch analog durchgeführt werden. Im Anschluss entwickelten wir im Zusammenwirken mit dem Digi-Team eine Mitarbeitenden-Befragung. In der Auswertung dieser Befragung wurden die Ursachen für die verschiedenen Vorgehensweisen der Belegschaft deutlich, insbesondere aufgrund verschieden ausgeprägter digitaler Kompetenzen. Im Ergebnis dessen unterstützen wir das Unternehmen in einem Auswahlprozess für ein geeignetes digitales Tool und konzipierten eine Strategie zur fundierten Qualifizierung der Belegschaft.

Ergebnisse

Auch wenn das Bewusstsein für das Thema Digitalisierung bei der Geschäftsführung von JANIK Ergonomische Bürowelten bereits recht hoch war, konnten wir durch unser Beratungsangebot dieses Bewusstsein weiter stärken. Besonders in Bezug auf die anstehende Entscheidung für ein digitales Kollaborationstool und der unbedingt gewünschten Einbeziehung der Mitarbeitenden gelang es uns, das Unternehmen zu unterstützen. Ein wesentliches Ergebnis der Vertieften Beratung ist ein gemeinsam entwickelter Qualifizierungsplan zur Erweiterung der digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden.