Digitalisierung ist keine Frage der Größe

Kleine Unternehmen können durch Digitalisierung der Personalarbeit Professionalität und Effizienz steigern

Digitalisierung der Personalarbeit ist keine Frage der Größe. Vielmehr ist sie eine Frage von Mut und der Kenntnis, welches Potenzial in digitalen Prozessen steckt. Denn durch Digitalisierung kann aus einem Verwaltungsprozess auch Wertschöpfung werden.

Fehlende Strukturen bei der Personalarbeit

Es ist kein Geheimnis, dass kleinere Unternehmen bei der Fachkräftegewinnung und -sicherung strukturelle Nachteile gegenüber größeren Unternehmen aufweisen. Strukturen und Funktionen der Personalarbeit sind oft nicht vorhanden. „Es gibt also keine Beauftragten oder Personalverantwortlichen, die sich im Unternehmen um Personalentwicklung, Weiterbildung oder Einarbeitung kümmern, wie beispielsweise Konzepte zur strukturierten Einarbeitung mit Mentorenbegleitung, so Prof. Dr.-Ing. Michael Uhlmann, Honorarprofessor für Organisationsentwicklung und Transferforschung an der Hochschule Mittweida und Mitglied im Projektrat des Zentrums digitale Arbeit (ZdA). Die Folge sind fehlende Routinen und mangelnde Professionalität der Personalarbeit. Hinzu kommt ein unterdurchschnittlicher Digitalisierungsgrad bei wiederkehrendem Personal(sachbearbeitungs-)aufgaben, wie z.B. Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Dienstreisebeantragung und -abrechnung bis hin zu betrieblichen Unterweisungen.

Digitalisierung kann auch in kleinen Unternehmen gelingen

Ein Blick in die Personio-Studie 2020 offenbart, dass es vor allem bei kleinen KMU Nachholbedarf gibt. Bei Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeitenden haben gerade einmal 0,4 Prozent ihre Personal-Prozesse digitalisiert. Bei etwas größeren Unternehmen zwischen 100 und 199 Mitarbeitenden sind es acht Prozent, bei Firmen mit bis 499 Mitarbeitenden arbeitet immerhin ein Drittel digital im Personalbereich. Auch für kleine und mittlere Unternehmen kann die Digitalisierung der Personalarbeit viele Vorteile bringen. Die zahlreichen Standard- bzw. Verwaltungsaufgaben binden Ressourcen und Motivation bei den ausführenden Personen. Diese sein aber vergleichsweise einfach zu automatisieren, so Uhlmann. Wer diesen Weg geht, kann den Fokus auf die inhaltliche Personalarbeit legen und in wie Onboarding– und Offboardingprozesse sowie Personalentwicklung legen. So wird Personalarbeit von der Verwaltungsaufgabe zum wertschöpfenden Prozess mit den Menschen und in der Organisation.

Verschenkte Potenziale

Zur notwendigen Steigerung der Agilität und Flexibilität im Unternehmen besteht dringender Handlungsbedarf. Daran ändert sich auch in Krisensituationen, wie beispielsweise die Corona-Pandemie nichts, im Gegenteil. Heute ist es wichtig professionelle Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozesse für die Gewinnung und Bindung von Fachkräften einzusetzen. Hier werde aktuell großes Potenzial von vielen Unternehmen verschenkt, so Uhlmann. Digitalisierung im Personalbereich ordnet Prozesse, schafft Routinen und sichert damit Professionalität und Effizienz. Ergebnis sind motivierte Personalakteure, die entlastet von Routinesachbearbeitung mehr Zeit für Mitarbeitende und Bewerber haben.

Keine Frage der Größe

Im Übrigen ist es nicht primär eine Größenfrage, sondern eine Frage wie die Prozesse des Personalmanagements organisiert und gestaltet werden. Es gibt hier durchaus eine Reihe von kleinen Unternehmen, die erfolgreich zeigen, dass es unabhängig von der Unternehmensgröße möglich ist, digital unterstützt wirksame Personalarbeit zu betreiben.