Digitale Zusammenarbeit im Team verbessern – aber wie?

Die Belegschaft des Spirituosenherstellers Lautergold im Erzgebirge möchte die interne Zusammenarbeit verbessern. Wichtige Informationen werden „zwischen Tür und Angel“ ausgetauscht, Details gehen auf dem Weg verloren und alle haben so ihre eigenen Routinen entwickelt. Es wird Zeit für eine Struktur mit der alle Mitarbeitenden gern arbeiten.

Lautergold Paul Schubert GmbH

Beschäftigte: 27

Ort: Lauter-Bernsbach

Branche: Getränkeherstellung

Website: www.lautergold.de

AUFGABEN

Ressourcenschonende Entwicklung eines Ticketsystems
Konsequenter Einbezug der Mitarbeiter:innen

ZIEL

Zuverlässiger Informationsfluss in Produktionsabteilungen
Digitalisierung der internen Kommunikation

Der Betrieb mit über 20 Mitarbeitenden legt viel Wert auf persönliche Kommunikation. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der familiären Unternehmenskultur und soll natürlich erhalten bleiben. Aber gerade darin liegt die Krux: Wichtige Informationen werden „zwischen Tür und Angel“ ausgetauscht, Details gehen auf dem Weg verloren und alle haben so ihre eigenen Routinen entwickelt. Auf diese Weise sind verschiedene technische Lösungen entstanden. Für Notizen / Dokumente gibt es keinen einheitlichen Speicherort. Das Gleiche gilt für die Kommunikation. Das bringt einerseits viel Uneindeutigkeit: E-Mail, WhatsApp, Telefon – wo habe ich die Information nochmal erhalten? Andererseits kommen damit Risiken: Ist in den Prozessen alles gedacht oder könnte etwas Wichtiges übersehen werden?

Chancen aufzeigen und Ängste beseitigen

Der Wunsch des Betriebes: Verschiedene Lösungen für Kommunikation, Dateiablage und Arbeitsabläufe in einem System technisch und funktional vereinen. Die Mitarbeitenden haben Sorgen. Vorhandene Arbeitsabläufe werden vielleicht komplizierter und lieb gewonnene Routinen auf den Kopf gestellt. Ziel ist es deshalb, die Ängste der Mitarbeitenden abzubauen und für die Nutzung eines digitalen Tools zu sensibilisieren. Gemeinsam werden Richtlinien erarbeitet, die für alle Beschäftigten umsetzbar sind.

Der Startschuss

Im März fiel der Startschuss. Gemeinsam mit Zoltan Miklos (IHK Chemnitz) und Eva-Maria Bochenek (RKW Sachsen GmbH) wird der Einführungsprozess gestaltet. Die Beratung zur technischen Lösung mit dem Betriebsleiter findet parallel zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden im Rahmen von Workshops statt. So können die Wünsche und Befürchtungen der Mitarbeitenden direkt in die technische Gestaltung miteinfließen.

Die Begleitung durch das Regionale Zukunftszentrum Sachsen

Beratung des Betriebsleiters auf der technischen Seite (Welches Tool ist für uns geeignet? Wie werden die Zugänge angelegt?)
Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Enge Begleitung bei der Einführung des neuen Tools sowie der neuen Prozesse
Tool und Mitarbeitende sind bereit für die Anwendung
Hilfestellung für die Testphase
Nach Bedarf Follow-Up-Workshop nach 2 Monaten (Welche Probleme sind aufgetaucht? Wobei benötigen wir noch Unterstützung? Muss etwas angepasst werden?)

In Gruppen unterteilt, werden zunächst die Arbeitsabläufe unter die Lupe genommen und auf Übertragung ins Digitale geprüft. Welche Prozesse müssen überarbeitet werden? Was wird in Zukunft nicht mehr benötigt? Welche Personen haben den meisten Datenaustausch und über welche Kanäle kann der Austausch stattfinden? In den ersten beiden Workshops arbeiten die Abteilungen gemischt. So können sich die Abteilungen auch untereinander austauschen und erfahren, welche Schwierigkeiten in anderen Bereichen bestehen. Das Verständnis für die Arbeit und Probleme der anderen wächst und wirkt sich positiv auf die Gruppen aus. Im Abschlussworkshop werden die jeweiligen Abteilungen einzeln in den Blick genommen. So kann auf die individuellen Bereiche detailliert eingegangen werden und konkrete Lösungen können direkt ausgewählt und getestet werden.

Konkrete Ergebnisse bei Lautergold

Zentrale Anlaufstelle für Kommunikation (Informationsaustausch), Kollaboration und Aufgabensteuerung
Digitalisierung in der Produktion (Produktionsplan, Protokollierung)
Zentrale und übersichtliche Ablage von Dokumenten
Digitale Aufgabensteuerung zur Nachverfolgung des aktuellen Stands
Abschaffen von Insellösungen durch standardisierte Prozesse