Digitale Zusammenarbeit im Team verbessern – aber wie?

Die Belegschaft des Spirituosenherstellers Lautergold im Erzgebirge möchte die interne Zusammenarbeit verbessern. Wichtige Informationen werden „zwischen Tür und Angel“ ausgetauscht, Details gehen auf dem Weg verloren und alle haben so ihre eigenen Routinen entwickelt. Es wird Zeit für eine Struktur mit der alle Mitarbeitenden gern arbeiten.

Lautergold Paul Schubert GmbH

Beschäftigte:  27

Ort: Lauter-Bernsbach

Branche: Getränkeherstellung

Website: www.lautergold.de

AUFGABEN

  • Ressourcenschonende Entwicklung eines Ticketsystems
  • Konsequenter Einbezug der Mitarbeiter:innen

ZIEL

  • Zuverlässiger Informationsfluss in Produktionsabteilungen
  • Digitalisierung der internen Kommunikation

Der Betrieb mit über 20 Mitarbeitenden legt viel Wert auf persönliche Kommunikation. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der familiären Unternehmenskultur und soll natürlich erhalten bleiben. Aber gerade darin liegt die Krux: Wichtige Informationen werden „zwischen Tür und Angel“ ausgetauscht, Details gehen auf dem Weg verloren und alle haben so ihre eigenen Routinen entwickelt. Auf diese Weise sind verschiedene technische Lösungen entstanden. Für Notizen / Dokumente gibt es keinen einheitlichen Speicherort. Das Gleiche gilt für die Kommunikation. Das bringt einerseits viel Uneindeutigkeit: E-Mail, WhatsApp, Telefon – wo habe ich die Information nochmal erhalten? Andererseits kommen damit Risiken: Ist in den Prozessen alles gedacht oder könnte etwas Wichtiges übersehen werden?

Chancen aufzeigen und Ängste beseitigen

Der Wunsch des Betriebes: Verschiedene Lösungen für Kommunikation, Dateiablage und Arbeitsabläufe in einem System technisch und funktional vereinen. Die Mitarbeitenden haben Sorgen. Vorhandene Arbeitsabläufe werden vielleicht komplizierter und lieb gewonnene Routinen auf den Kopf gestellt. Ziel ist es deshalb, die Ängste der Mitarbeitenden abzubauen und für die Nutzung eines digitalen Tools zu sensibilisieren. Gemeinsam werden Richtlinien erarbeitet, die für alle Beschäftigten umsetzbar sind.

Der Startschuss

Im März fiel der Startschuss. Gemeinsam mit Zoltan Miklos (IHK Chemnitz) und Eva-Maria Bochenek (RKW Sachsen GmbH) wird der Einführungsprozess gestaltet. Die Beratung zur technischen Lösung mit dem Betriebsleiter findet parallel zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden im Rahmen von Workshops statt. So können die Wünsche und Befürchtungen der Mitarbeitenden direkt in die technische Gestaltung miteinfließen.

Die Begleitung durch das Regionale Zukunftszentrum Sachsen

In Gruppen unterteilt, werden zunächst die Arbeitsabläufe unter die Lupe genommen und auf Übertragung ins Digitale geprüft. Welche Prozesse müssen überarbeitet werden? Was wird in Zukunft nicht mehr benötigt? Welche Personen haben den meisten Datenaustausch und über welche Kanäle kann der Austausch stattfinden? In den ersten beiden Workshops arbeiten die Abteilungen gemischt. So können sich die Abteilungen auch untereinander austauschen und erfahren, welche Schwierigkeiten in anderen Bereichen bestehen. Das Verständnis für die Arbeit und Probleme der anderen wächst und wirkt sich positiv auf die Gruppen aus. Im Abschlussworkshop werden die jeweiligen Abteilungen einzeln in den Blick genommen. So kann auf die individuellen Bereiche detailliert eingegangen werden und konkrete Lösungen können direkt ausgewählt und getestet werden.

Konkrete Ergebnisse bei Lautergold

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Ansprechpartnerin

Eva-Maria Bochenek

Lernbegleiterin RKW Sachsen

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