Informationen durch Digitalisierung flexibel austauschen

Informationen flexibel austauschen – bei unserer Online-Veranstaltung am 25. Februar 2021 ging es um Fragen und Antworten rund um den digitalen Informationsaustausch. Ein Thema, das durch die Pandemie sowie veränderte Arbeitsbedingungen und –strukturen zunehmend wichtiger wird.

Wie tausche ich Informationen aus ohne dauerhaft miteinander in Kontakt zu stehen, sich täglich zu sehen und zusammen zu sitzen? Welche Möglichkeiten gibt es und was muss ich beachten?

Unsere Kollegin Marie Preußger von der HWK Dresden gab zuerst einen theoretischen Einblick: Welche Gründe sprechen für einen digitalen Informationsaustausch?

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Aufzeichnung des Online-Seminars vom 25.02.2021

Transparenz und Übersichtlichkeit

Zu nennen ist zum einen der Aspekt der Transparenz und der besseren Übersichtlichkeit. Durch eine zentrale Ablage von Informationen gelingt es allen im Team zu wissen, wer welche Aufgaben bearbeitet. Das schafft zum einen (Eigen-)Verantwortung für die Mitarbeitenden und zum anderen eine gewisse Unabhängigkeit – auch für die Führungskraft, die Aufgaben abgibt und den Beschäftigten Wertschätzung entgegenbringt. Daraus resultiert eine Zeitersparnis für beide Seiten.

 

Wichtig bei der Einführung des Prozesses sei es, so Marie Walter, die Beschäftigten von Beginn an einzubinden: Miteinander reden und gemeinsam erörtern, was im Unternehmen konkret verändert und erreicht werden soll. So können Verantwortlichkeiten klar definiert und eindeutige Absprachen getroffen werden. Dabei sollte sich die Geschäftsführung auch überlegen, was sie bereit ist zu investieren – finanziell und auch in Bezug auf die zeitliche Komponente.

 

Bei dieser Veränderung hilft ein Beratungsgespräch mit Externen. Sie zeigen noch einmal die Fakten auf, die man bei der Umsetzung bedenken sollte. Außerdem unterstützen sie bei der Suche nach einem passenden Tool, das direkt zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt und die gewünschten Anforderungen erfüllt. Zudem rät Marie Walter realistisch zu bleiben: „Schwierigkeiten am Anfang sind ganz normal. Davon sollte man sich nicht entmutigen lassen.“ Wichtig sei eine Auswertung nach einer gewissen Zeit: Haben wir unsere Ziele erreicht oder was müssen wir ggf. ändern?

Einblick in die Praxis

„Ich wollte, dass alle Zugang zu allen Informationen haben. Die  Digitalisierung und der virtuelle Austausch zieht auch dann auch immer einen andere, analoge Kommunikation mit sich“

Frank Pohl

Anschließend gewährte die Tischlerei Pohl aus der Oberlausitz Einblick in ihre Betriebsabläufe, die durch die Beratung mit Marie Walter optimiert und in den ersten Schritten digitalisiert wurden. Dabei erklärte der Tischlermeister Frank Pohl die Ausgangssituation und seine Beweggründe, wieso er sich für die Beratung und eine daraus resultierende Veränderung entschieden hat. „Ich wollte, dass alle Zugang zu allen Informationen haben. Die  Digitalisierung und der virtuelle Austausch zieht auch dann auch immer einen andere, analoge Kommunikation mit sich“, resümiert er. Das eingeführte Tool stellte er zudem kurz vor und demonstrierte das verbesserte Arbeiten in seinem Handwerksbetrieb.

 

Sein Fazit war am Ende eindeutig: Weitermachen! Er habe schon nächste Ziele, verrät er mit schmunzelnd. Man müsse erstmal anfangen, aber dann sei auch im Team die Bereitschaft für Neues da.

Ansprechpartnerin:

Marie Walter

HWK Dresden

+49 351 4640 548

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