„Gemeinsam die Etablierung der digitalen Zeit- und Leistungserfassung meistern“ - durch Workshops im Team und eine parallele Prozessberatung der Leitungskraft
Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse ist für viele Pflegedienste ein großer Schritt – bei der Pflege mit Herz GmbH wurde dieser Wandel jedoch nicht nur erfolgreich umgesetzt, sondern auch nachhaltig im Team verankert.
AUFGABEN
- Sensibilisierung für die Nützlichkeit und Notwendigkeit der digitalen Zeit- und Leistungserfassung
- Prozessbegleitung des Teams bei der Einführung und Fortführung des digitalen Tools
- Vertiefung des Verständnisses für die praktische Anwendung und Stärkung der Eigenverantwortung
- Reflexion der erworbenen Kenntnisse
ZIELE
- Unterstützung des Teams zur Nutzung der digitalen Leistungserfassung
- Besserer Umgang im Team mit dem digitalen Tool und Begleitung bei Herausforderungen
- Stärkung der gegenseitigen Unterstützung, Kommunikation und Eigenverantwortung im Umgang mit den neuen digitalen Funktionen
- Prozessbegleitung
Anlass der Qualifizerung
Die Pflege mit Herz GmbH stand vor der Herausforderung, ihre analoge Zeit- und Leistungserfassung in zwei Wohngemeinschaften durch ein digitales System zu ersetzen. Gerade für Pflegedienste stellt die Digitalisierung einen großen Schritt dar, da sie tief in die gewohnten Arbeitsabläufe eingreift. Die geplante Umstellung sollte dabei nicht nur als technisches Update, sondern als umfassender Wandel verstanden werden, der das gesamte Team mit einbezieht und nachhaltig wirkt.
Ziel der Qualifizierung
Das Ziel war es, die digitale Zeit- und Leistungserfassung dauerhaft im Arbeitsalltag zu verankern, die Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit dem neuen System zu schulen und die Vorteile digitaler Prozesse – insbesondere in Hinblick auf Effizienz und Qualitätssicherung – erfahrbar zu machen. Darüber hinaus sollte der Grundstein dafür gelegt werden, auch Zusatzfunktionen wie die Eingabe von Vitalwerten, Pflegeberichten oder das digitale Übergabebuch sinnvoll und nutzerfreundlich zu etablieren. Ein besonderer Fokus lag darauf, die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu stärken und eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen zu schaffen.
Ablauf der Zusammenarbeit
Die Begleitung durch das regionale Zukunftszentrum Sachsen erfolgte schrittweise. Zunächst reflektierten die Teams in praxisnahen Workshops ihre bisherigen analogen Prozesse und erarbeiteten gemeinsam die Vorteile sowie Herausforderungen der digitalen Umstellung. Eine Einführungsphase mit paralleler Nutzung von analogen und digitalen Dokumentationsformen half dabei, die Umstellung behutsam zu gestalten. Unterstützt wurden die Mitarbeitenden durch interne „Coaches“ und moderierte Reflexionsrunden.
In einer zweiten Phase ab 2024 lag der Fokus auf der Einführung zusätzlicher Funktionen wie der Eingabe von Vitalwerten, Pflegeberichten und der digitalen Übergabe. Dabei wurde bewusst nur eine Wohngemeinschaft zu Beginn einbezogen, um Überforderung zu vermeiden. In praktischen Workshops wurden neue Anwendungen am Smartphone geübt und gemeinsam Lösungen für die Umsetzung entwickelt – insbesondere für das Übergabebuch, für das keine Standardlösung vorhanden war. Abschließend wurden klare Verfahrensanweisungen erarbeitet und die Eigenverantwortung durch offene Diskussion über den Umgang mit Dokumentationspflichten gestärkt.
Ergebnisse
Die digitale Zeit- und Leistungserfassung konnte erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden. Die Mitarbeitenden gewannen Sicherheit und entwickelten ein gemeinsames Verständnis für die neuen Prozesse. Besonders positiv wurde der kollegiale Austausch und die praxisnahe Begleitung erlebt. Die digitale Dokumentation wird zunehmend als Entlastung wahrgenommen, auch wenn einzelne Herausforderungen wie die ständige Eingabe am Smartphone weiterhin diskutiert werden.
Die Rückmeldungen aus dem Team zeigen, dass der Wandel nur durch gemeinsames Lernen, Geduld und externe Unterstützung gelingen konnte. Die Workshops wurden als hilfreich und motivierend empfunden. Die zweite Wohngemeinschaft wird im kommenden Jahr in die nächste Phase der Transformation einsteigen – begleitet durch weitere Workshops und Prozessberatung auf Leitungsebene.
Gezielte Prozessberatung zur nachhaltigen Digitalisierung – Begleitung der Bereichsleitung Pflege
In der zweiten Phase der Digitalisierung bei der Pflege mit Herz GmbH lag der Fokus auf der gezielten Prozessberatung der Bereichsleitung Pflege. Ziel war es, die Führungskraft als zentrale Impulsgeberin für die nachhaltige Umsetzung der digitalen Leistungserfassung zu stärken und strukturell zu begleiten.
Gemeinsam wurden praxisnahe Ziele und Meilensteine definiert, die eine klare Orientierung für die Umsetzung in den Wohngemeinschaften gaben. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf dem Umgang mit den neuen Anforderungen, der Priorisierung von Aufgaben sowie der effizienten Nutzung der digitalen Tools. Die Kommunikation im Team – insbesondere im Hinblick auf das digitale Übergabebuch – wurde dabei ebenso in den Blick genommen wie die Entwicklung konkreter, praxisnaher Verfahrensanweisungen.
Die Bereichsleitung wurde in ihrer Rolle als Bindeglied zwischen Strategie und Praxis gestärkt, insbesondere durch die aktive Auseinandersetzung mit den Workshop-Ergebnissen. Darüber hinaus wurde auch der Prozess der Verantwortungsübergabe an das Team angestoßen, um eigenverantwortliches Handeln im Umgang mit den digitalen Tools zu fördern.
Die Beratung zeigt: Der Erfolg digitaler Veränderungen hängt maßgeblich von gut vorbereiteten und befähigten Führungskräften ab. Durch strukturierte Begleitung und praxisnahe Impulse konnte die Bereichsleitung eine tragende Rolle im Wandel übernehmen.
Zitat aus der Beratung:
„Die Beratung hat mir als Leitungskraft geholfen, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. Jetzt kann ich das Team gezielter unterstützen.“
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Ansprechpartner
Luisa Sieloske
ATB Chemnitz
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