Softwareeinführung für das Personalmanagement

Die Leiterin der Personalverwaltung aus der christilichen Hospiz in Herrnhut suchte nach einer neuen Software, um Abläufe von der Bewerbung bis zur Gehaltsabrechnung zu optimieren.

Christliche Hospiz Ostsachsen gGmbH

Beschäftigte: k.A.

Ort: Herrnhut

Branche: Soziales/Pflege

Website: herrnhuter-diakonie.de

AUFGABEN

Erstellung eines „Mini-Lastenheftes“ für eine neue Personalsoftware
Externe Begleitung des Prozesses
Abschaffen von Insellösungen
Empfehlungen für eine neue Software

ZIEL

Möglichkeiten zeigen, wie Prozesse mit einer modernen Software optimiert werden können
Automatisierung/ Digitalisierung von Prozessen und Verbindung von beteiligten Personen
„roter Faden“ für den Bewerbungsprozess über die Einstellung, Arbeitszeit und Abrechnung

Frau Jähne, Leiterin der Personalverwaltung, treibt ein Modernisierungs-projekt voran, das darauf abzielt, die Abläufe in der Personalverwaltung zu optimieren. Dieser Bereich ist verantwortlich für die gesamte Personal-entwicklung – von der Ausschreibung vakanter Stellen über den Einstel-lungsprozess bis hin zur Zeiterfassung, Weiterbildungsteilnahme, Verwal-tung persönlicher Datenänderungen, Gehaltsabrechnung und Ausstellung von Arbeitszeugnissen.

Besonders im Fokus steht dabei der Bewerbungs- und Einstellungsvor-gang für neue Mitarbeiter*innen sowie die Gehaltsabrechnung. Die Herausforderung ist dabei, dass diese Prozesse verschiedene Unterneh-mensbereiche involvieren.

Welcher Moment hat Sie veranlasst, einen Umbruch zu initiieren, das heißt das Personalmanagement der

Herrnhuter Diakonie mittels einer neuen Software zu optimieren und hierfür externe Unterstützung in Anspruch

zu nehmen?

„Das Ziel, die Prozesse im Personalbereich zu verschlanken ist bereits über die letzten Jahre gewachsen und

hat sich seitdem immer weiter verstärkt. Im Januar 2023 wurde schließlich im Personalbereich eine neue Stelle

mit dem Schwerpunkt Digitalisierung geschaffen. Die Beteiligten waren sich schnell einig, dass ein externer

Blick auf bestehende Prozesse notwendig ist, um die richtigen Impulse für die Einführung des

Projekts zu erhalten.“

– Helen Jähne, Leitung Personalabteilung, Herrnhuter Diakonie

Die Idealvorstellung der Personalleiterin besteht darin, den gesamten Prozess erstmalig digital abzubilden und die beteiligten Kolleg*innen aktiv am daran teilnehmen zu lassen. Damit sollen nicht nur Effizienzgewinne erzielt, sondern auch die Zusammenarbeit und Partizipation innerhalb des Unternehmens gestärkt werden.

Ablauf der Beratung

Nach Abschluss der Lotsenberatung wurde eine weiterführende Beratung durchgeführt, die sich über zwei Termine erstreckte und insgesamt fünf Stunden in Anspruch nahm. Der erste Termin war ein vierstündiger Workshop vor Ort im Unternehmen und beinhaltete eine Ist- und Soll-Analyse des Geschäftsprozesses. Dabei erfolgte eine Priorisierung der Anforderungen in Zusammenarbeit mit den teilnehmenden Mitarbeitenden. Im Rahmen des Workshops fand das Digi-Cockpit bzw. Geschäftsmodell-Cockpit des RKW-Kompetenzzentrums zur Durchleuchtung des Geschäftsprozesses Anwendung. Die Veranstaltung wurde durch eine Moderation begleitet, die dazu diente, den Stellenwert einer Software zu diskutieren.

Der zweite Termin bestand aus einem Online-Meeting zur Präsentation und Diskussion der Ergebnisse des vorangegangenen Workshops. Die vertiefte Beratung erstreckte sich über den Zeitraum vom 29.08. bis 09.11.2023.

Ergebnisse der Beratung

Welche Erkenntnisse aus der Beratung sind für Sie die Wichtigsten?

„Ganz klar, dass sind die gemeinsam erarbeiteten Prioritäten für die Digitalisierung unserer HR-Prozesse.“

– Helen Jähne, Leitung Personalabteilung, Herrnhuter Diakonie

Im Rahmen des Beratungsprozesses wurde ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, den gesamten Prozess der Softwareauswahl transparent und verständlich zu gestalten. Hierbei wurden nicht nur die Schritte des Auswahlverfahrens erläutert, sondern auch ein kritisches und respektvolles Hinterfragen des bestehenden Status quo durchgeführt. Dies ermöglichte einen offenen Dialog auf Augenhöhe, bei dem Potenziale für Verbesserungen im Kontext der digitalen Möglichkeiten beleuchtet wurden, selbst wenn anfängliche Informationen begrenzt waren.

Die externe Unterstützung erwies sich als entscheidender Faktor, um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten. Die Beteiligten zeigten sich dankbar für die Begleitung durch die Berater, die nicht nur Fachwissen einbrachten, sondern auch den gesamten Transformationsprozess mit einem respektvollen Blick auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen begleiteten. Diese unterstützende Rolle erwies sich als wesentlicher Mehrwert für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderungen im Unternehmen.