Zu nennen ist zum einen der Aspekt der Transparenz und der besseren Übersichtlichkeit. Durch eine zentrale Ablage von Informationen gelingt es allen im Team zu wissen, wer welche Aufgaben bearbeitet. Das schafft zum einen (Eigen-)Verantwortung für die Mitarbeitenden und zum anderen eine gewisse Unabhängigkeit – auch für die Führungskraft, die Aufgaben abgibt und den Beschäftigten Wertschätzung entgegenbringt. Daraus resultiert eine Zeitersparnis für beide Seiten.

Wichtig bei der Einführung des Prozesses sei es, so Marie Walter, die Beschäftigten von Beginn an einzubinden: Miteinander reden und gemeinsam erörtern, was im Unternehmen konkret verändert und erreicht werden soll. So können Verantwortlichkeiten klar definiert und eindeutige Absprachen getroffen werden. Dabei sollte sich die Geschäftsführung auch überlegen, was sie bereit ist zu investieren – finanziell und auch in Bezug auf die zeitliche Komponente.

Bei dieser Veränderung hilft ein Beratungsgespräch mit Externen. Sie zeigen noch einmal die Fakten auf, die man bei der Umsetzung bedenken sollte. Außerdem unterstützen sie bei der Suche nach einem passenden Tool, das direkt zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt und die gewünschten Anforderungen erfüllt. Zudem rät Marie Walter realistisch zu bleiben: „Schwierigkeiten am Anfang sind ganz normal. Davon sollte man sich nicht entmutigen lassen.“ Wichtig sei eine Auswertung nach einer gewissen Zeit: Haben wir unsere Ziele erreicht oder was müssen wir ggf. ändern?