Videokonferenz effizient und ergebnisorientiert gestalten

Spätestens seit der COVID-19 Pandemie sind digitale Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, einem Projektverbund oder Verein über räumliche Distanz flexibel miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Positiver Nebeneffekt: Wir sparen Reisekosten und CO2-Emissionen durch wegfallende Dienstreisen.

Im Gegensatz zu den Vorteilen von Videokonferenzen, begegnet uns das Phänomen der Zoom Fatigue (also der zunehmenden mentalen Erschöpfung durch zu viele digitale Videokonferenzen) durch die ineffiziente Durchführung. Stundenlange digitale Meetings ohne Struktur und abschließenden Ergebnissen, wandeln den Zauber des Neuen dann schnell in neue Konfliktpotenziale und Herausforderungen. Um diesem entgegen zu wirken gilt es einen Orientierungsrahmen für die effiziente und ergebnisorientierte Durchführung (inkl. Vor- und Nachbereitung) von digitalen Videokonferenzen zu geben.

Videokonferenz gestalten

Mit effizienten Videokonferenzen überzeugen Sie nicht nur Ihre Kunden. Durch eine gute Vorbereitung punkten Sie auch bei Ihren Kolleg:innen. 

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Chancen und Ziele

  • Dezentrale und flexible Kommunikation eines zusammenhängenden wirtschaftlichen Konstrukts
  • Schneller Datentransfer über kostenlose Cloudlösungen (bei Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung DSGVO)
  • Kurze Abstimmungswege und Präsentationsmöglichkeiten zum Ideen- und Ergebnistransfer im Verbund

Geeignet für

  • Unternehmen mit verschiedenen Standorten
  • Projektverbund mit diversen Teilprojektpartnern
  • Vereine mit mehreren Akteuren

Nachgefragt

Bei einer repräsentativen Umfrage von Januar – März 2021 wurden Arbeitnehmer*innen nach dem Nutzungsverhalten von Videokonferenzen vor und während der COVID-19 Pandemie gefragt. Das Ergebnis ist eindeutig: Der Anteil derer, die null Stunden in Videokonferenz verbrachte, halbierte sich fast, während sich der Anteil im Bereich fünf – neun Stunden mehr als verfünffachte (Quelle: Statista 2021).

1x1 gelingender Videokonferenzen

1. Ton- und Sprachwiedergabequalität
Achten Sie auf eine passende Qualität von Ton und Sprachwiedergabe. Das die Teilnehmenden Sie gut verstehen ist die wichtigste Komponente für die Videokonferenz.
Tipp: Sollten Sie mal eine schlechte Verbindung haben, dann können Se in einigen Tools eingehende Videos ausblenden. Zur Not können Sie auch ihr Video ausblenden. Ein guter Ton ist in diesem Fall wichtiger!
2. Stummschalten und Kameraeinsatz
Bei vielen Anwendungen können Sie zunächst einen Test Ihres Mikrofons und der Kamera machen. Nutzen Sie diese Möglichkeit. Je nach Online Veranstaltung und Gruppengröße kann es sinnvoll sein, die Kamera und das Mikrofon ausgeschaltet zu lassen. Wenn Sie die Kamera aktivieren, achten Sie darauf, dass im Hintergrund nichts gesehen werden kann, was Sie nicht mit anderen teilen wollen.
3. Beteiligung per Chat
In Videokonferenzen ist es wichtig mit den Teilnehmenden zu interagieren. Nutzen Sie dazu auch die Chatfunktion. Stellen Sie z. B. Fragen oder beschreiben Sie Ihre aktuelle Umgebung. Das lockert die Atmosphäre auf und die Teilnehmer:innen werden im Verlauf auch eher Fragen stellen.
Tipp: Schreiben Sie eine Begrüßungsnachricht im Chat. Darüber freuen sich auch nachkommende Teilnehmer:innen.
4. Meldefunktion nutzen
Mittlerweile gibt es in fast allen Tools die Möglichkeit ein Zeichen zu geben (virtuelle Hand heben), wenn man etwas sagen möchte. Zu Beginn einer Videokonferenz sollten Sie dies festlegen. In einer Diskussionsrunde kann es auch sinnvoll sein, sich gezielt dagegen zu entscheiden.
Beachten: In einigen Tolls können Personen die eine Präsentation oder andere Inhalte teilen, nicht mehr sehen ob sich jemand meldet. Testen Sie dies vorab und geben den Teilnehmenden einen Hinweis dazu.
5. Freigabefunktion üben
Die Freigabe von Dokumenten oder Bildschirminhalten ist in jeder Anwendung etwas anders. Testen Sie diese vorher. Prüfen Sie auch die Qualität, gerade wenn Sie große Dateien wie Bilder oder Videos teilen möchten.
6. Struktur und Transparenz
Machen Sie sich bewusst, wer die Teilnehmer:innen sind. Welches Wissen haben diese? Erstellen Sie sich einen Ablauf und nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Um ein Meeting effektiv gestalten zu können, kann es sinnvoll sein die Themen und Erwartungen der Teilnehmende vorab zu erfragen. Die Themen können z. B. auf ein digitales Whiteboard geschrieben werden.
7. Agenda abstimmen
Sehr gut, Sie haben eine Agenda. Im besten Fall haben Sie auch schon einzelne Punkte vorher abgestimmt. Stellen Sie die Agenda rechtzeitig allen Teilnehmenden zur Verfügung.
8. Zeitmanagement
Eine Videokonferenz ist für viele anstrengender als ein Meeting vor Ort, da z. B. Gesten, wie Daumen hoch oder runter als Zeichen für Zustimmung oder Ablehnung, übertriebenes Kopfnicken zusätzlich gelesen werden müssen und damit zusätzliche kognitive Leistungen erfordern. Nehmen Sie sich daher nicht zu viel vor und planen sie ausreichend Pausen ein.
Tipp: Nicht mehr als eine Stunde am Stück. Bei längeren Veranstaltungen auch große Pausen einplanen.
9. Interaktion mit Whiteboards
Das Engagement während eines Online-Meetings nimmt zu, wenn Menschen etwas Aktives tun und andere sehen können, was sie tun. Ein virtuelles Whiteboard biete die Möglichkeit Wissen zu bündeln und Ideen und Konzepte visueller und dynamischer zu erklären.
10. Umfragen und Abstimmungen
Nutzen Sie eine Umfrage fürs Ankommen oder Kennenlernen. Stellen Sie z. B. Fragen: "Wie fühlen Sie sich heute?" oder "Wie viele Meetings hatten Sie heute bereits?". Am Ende einer Veranstaltung können Sie mit einer Umfrage auch Feedback einholen. "Wie produktiv empfanden Sie dieses Treffen auf einer Skala von 1-10?"
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Tipps und weiterführende Links

Ansprechpartner

Tim Borsum

Berater ARBEIT UND LEBEN Sachsen e.V.

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