Vom Notizzettel zur digitalen Kommunikation
in der Kfz-Werkstatt
In der Werkstatt von Thomas Hänsel erfolgte der Informationsaustausch zwischen Büro und Werkstatt größtenteils mündlich. Dadurch hielten sich die Mitarbeiter:innen gegenseitig von ihrer Arbeit ab oder vergaßen ihr Anliegen, weil die Kolleg:in gerade verhindert war. In Folge dessen gelangten die Informationen nur über Umwege oder kleine Notizzettel an ihren Empfänger. Dabei ist es nicht verwunderlich, dass diese Informationen teilweise und manchmal sogar komplett, verloren gingen.
Kurzüberblick zur Beratung
AUFGABEN
- Identifikation von Problemstellen
- Finden eines digitalen Tools zur Unterstützung des Informationstransfers
- Einführung Tool in den Alltag
ZIEL
- Kommunikation zwischen Werkstatt und Service verbessern
- Informationsaustausch digitalisieren, strukturieren und nachvollziehbar gestalten
Für Thomas Hänsel war klar, die Kommunikation zwischen dem Service und der Werkstatt soll vereinfacht und damit die Zufriedenheit der Kund:innen verbessert werden. Dazu zählen zum Beispiel notwendige Bestellungen oder Nachrichten vom Kunden an die Werkstatt, die über den Service kommuniziert werden.
Durch das Finden einer passenden App und die Einführung dieser soll der Informationsfluss zwischen allen Mitarbeiter:innen klar strukturiert und nachvollziehbar werden. Dadurch sollen sich die Beschäftigten gegenseitig weniger von der Arbeit abhalten und keine Informationen mehr verloren gehen.
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Zeitdruck und fehlende Übersicht
Dem Geschäftsführer war bereits klar, welches Problem er mit unserer Hilfe lösen möchte. Die interne Kommunikation wies teilweise Lücken auf, was zu Verlust von wichtigen Informationen führte. Daraufhin analysierten und sammelten wir alle Situationen, die dazu führten. Besonders stachen dabei der Austausch zwischen Service und Werkstatt und zwischen den beiden Schichten der Werkstatt raus. Die Mitarbeiter:innen arbeiten unter Zeitdruck, was schnell dazu führte, dass kleine Informationen verloren gingen. Ebenso wurden kurzfristige Lücken nur auf Zuruf mit langfristigen Aufgaben gefüllt. Dafür sollte es eine stets aktuelle Übersicht der Aufgaben für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben. Es stand fest, dass diese Problempunkte mit einer App gelöst werden sollen.
Diese Ausgangssituation nutzten wir, um notwendige Funktionen für die App herauszuarbeiten. Nach einer Marktrecherche, standen einige Anbieter zur Auswahl, wobei schnell ein Favorit gefunden wurde. Diese Anwendung stellte alle notwendigen Funktionen kostenfrei und datenschutzkonform zur Verfügung. Die Anwendung wurde zunächst im Büro getestet und nach einer erfolgreichen Testphase im Alltag aller Mitarbeiter:innen implementiert. Durch die intuitive Bedienung der Anwendung, klappte das schnell und ohne großen Zeitaufwand.
Schnelle Verfügbarkeit von Informationen
Alle Mitarbeiter:innen arbeiten nun effizienter und durch die ständige Nutzung der Anwendung finden alle wichtigen Informationen sofort und nachvollziehbar ihren richtigen Adressaten. Die Mitarbeiter:innen halten sich nicht mehr gegenseitig von ihrer Arbeit ab und es gibt keine umherfliegenden Zettelchen mehr. Bei kurzfristig auftretenden Lücken hat jede Mitarbeiter:in langfristige Aufgaben griffbereit in der Tasche und muss nicht erst beim Chef nachfragen, was er machen soll. Alle Beteiligten sind sehr froh über die Anwendung, weil sie ihren Arbeitsalltag vereinfacht und als Bonus können Fotos noch direkt in dem Tool zum Auftrag hinzugefügt werden.
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Ansprechpartnerin
Marie Walter
Handwerkskammer Dresden
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