Digitales Ticketsystems in der Produktion zur Verbesserung der internen Kommunikation

In Zusammenarbeit mit unserem Partner TU Chemnitz wurden bei dem Unternehmen Norafin Industries im Zuge einer Bedarfserhebung festgestellt, dass Informationsverluste zwischen Produktion und Wartung vorlagen, die eine geringere Wertschöpfung für das Unternehmen zur Folge hatten. Ein Grund waren die unklaren Informationswege in Hinblick auf die Meldungen als auch Rückmeldungen von Wartungsaufträgen im Produktionsprozess.

Norafin Industries

(Germany) GmbH

Beschäftigte: 190

Ort: Mildenau

Branche: Textil

Website: www.norafin.de

AUFGABEN

Ressourcenschonende Entwicklung eines Ticketsystems
Konsequenter Einbezug der Mitarbeiter:innen

ZIEL

Zuverlässiger Informationsfluss in Produktionsabteilungen
Digitalisierung der internen Kommunikation

Das papierbasierte Melden von Störungen an verschiedenen Standorten in der Produktion führte bei Norafin Industries zu einem erheblichen Zeitverlust und war für alle Beteiligten nur schwer überblickbar. Ein vorangegangener unternehmensinterner Aufbau eines digitalen Meldesystems blieb ohne Nutzung.

Das Team des Zukunftszentrum Sachsen begleitete die Bedarfserhebung und den Aufbau eines digitalen Ticketsystems, welches in den Arbeitsalltag der Produktion und der Wartung leicht zu integrieren ist. Dabei war eine hohe Transparenz der Wartungsaufträge gewünscht sowie die Angliederung an bereits bestehende Systeme, z. B. an die Maschinendatenbank des Unternehmens. Neben der erfolgreichen technischen Umsetzung und Implementation des Systems wurde vor allem die Erreichung einer hohen Akzeptanz seitens der Mitarbeiter:innen mit dem Ziel einer langjährigen Nutzung des Ticketsystems angestrebt.

Der Weg zum Ticketsystem

Der Wunsch der Einführung eines unternehmensinternen Ticketsystems wurde zunächst in einem Kick-off Workshop mit der Geschäftsführung eruiert und anschließend eine gemeinsame Vision mit den Führungskräften aus der Produktion und Wartung geschaffen. Um die Vorstellung neuer Lösungen, die auch die Arbeitsrealität des Unternehmens einbeziehen, anzuregen haben die Lernbegleiterinnen des Zukunftszentrums Use Cases und Prototypen entwickelt. Die Use Cases basierten auf drei reellen Arbeitssituationen, die durch die Mitarbeiter:innen geschildert wurden. Anhand dieser Schilderungen konnte gemeinsam zielorientiert definiert werden, welche Anforderungen an das technische System gestellt werden müssen und auch die Einbindung von diesem in den Arbeitsalltag ließ sich so eruieren. Der Prototyp in Form der bildhaften Darstellung einer möglichen technischen Lösung des Ticketsystems wurde gemeinsam mit den

Führungskräften, ausgewählten Mitarbeiter:innen aus der Produktion sowie der Wartung und der IT-Abteilung des Unternehmens diskutiert und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Um den Prozess mitarbeiter:innenzentriert zu gestalten, wurden die Fortschritte der Entwicklung stets kommuniziert und Feedback eingeholt. Zusätzlich erfolgten gemeinsame Begehungen der Produktionshalle, um die Arbeitsabläufe vor Ort zu validieren.

Um die technische Machbarkeit und Integrierbarkeit in bestehende Systeme stets im Blick zu behalten, erfolgten regelmäßige Absprachen mit der IT-Abteilung. Diese entwickelte basierend darauf das Ticketsystem. Die Entwicklung einer entsprechenden Schnittstelle zur Integration der Maschinendatenbank wurde unter Hilfestellung des Zukunftszentrums an ein externes Unternehmen vergeben.

USE CASE 1: Meldung zu einer Maschine

Heinz Eberhart hört während des Produktionsprozesses ein Klappern in der Anlage der Linie 3. Auf das Produkt hat es aktuell keinen Einfluss. Das hat er geprüft und es entspricht den geforderten Qualitätsansprüchen. Daher entschließt er sich seine Kolleg:innen der Wartung schriftlich zu informieren. Dazu nutzt er das Kontaktportal, welches er über das Intranet erreicht.

Beteiligung der Beschäftigten

Durch die Beteiligung von Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Hierarchieebenen und Abteilungen konnte eine hohe Transparenz und eine positive Einstellung der Belegschaft gegenüber der technischen Neuerung erzielt werden. Unter Moderation der Lernbegleiterinnen des Zukunftszentrums wurde sichergestellt, dass das neue Ticketsystem in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen integrierbar ist, an vorhandenes technisches Wissen der Mitarbeiter:innen anknüpft und die bestehende technische Infrastruktur vollumfänglich einbezogen wird.

Roll-out des Systems

Die technische Entwicklung ist zwischenzeitlich abgeschlossen und vollständig in die IT-Infrastruktur integriert. Zudem haben die Abteilungsleitenden mit Unterstützung durch das Zukunftszentrum das Roll-out und die Bekanntmachung der neuen Arbeitsabläufe erfolgreich beendet. Unterstützung bei der Nutzung des Ticketsystems bekommen die Mitarbeiter:innen durch eigens erstellte Lernkurse im unternehmenseigenen Lernmanagementsystem, welches Norafin Industries ebenfalls mit Unterstützung der Lernbegleiterinnen des Zukunftszentrums verwirklicht hat. Im Unternehmen ist eine hohe Akzeptanz des eingeführten Ticketsystems festzustellen.